Настройка и установка 1С-ЭДО: руководство по запуску электронного документооборота
В данной статье рассмотрены ключевые аспекты настройки и установки 1С-ЭДО, включая запуск внешнего электронного документооборота с контрагентами и внутреннего документооборота в типовых конфигурациях 1С (ERP, УТ, КА, УНФ и др.), использующих актуальную Библиотеку электронных документов версии 1.9.8. Конфигурация 1С:Документооборот 3.0, где ЭДО с контрагентами имеет свои особенности, в данном материале не рассматривается.
Перед началом настройки и установки 1С-ЭДО убедитесь, что у вас есть:
- активная подписка или договор ИТС: 1С;
- логин и пароль для доступа к порталу portal.1c.ru;
- полные права администратора в настраиваемой базе 1С.
Большинство настроек выполняется в разделе НСИ и администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами. В статье приведены пошаговые инструкции без скриншотов, с пояснениями ключевых понятий и действий.
Электронные подписи и машиночитаемые доверенности в 1С
Электронный документооборот предполагает использование электронных цифровых подписей (ЭЦП) всеми участниками. Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), как правило, выпускается на имя генерального директора и должен быть заранее получен и установлен. КЭП выдаются аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), включая ФНС России.
Физически КЭП представляет собой токен — защищенный программный контейнер, в котором хранится сертификат электронной подписи с ключом. Обычно токен записывается на защищенную флешку. Для работы с КЭП требуется программа криптозащиты, такая как ViPNet CSP или КриптоПро CSP, которая обеспечивает генерацию ключей, их проверку и шифрование данных.
С 1 сентября 2023 года при подписании и отправке электронных документов сотрудник должен приложить XML-файл машиночитаемой доверенности (МЧД). МЧД — это цифровой аналог обычной доверенности, который выдается сотруднику и подписывается КЭП руководителя организации или ИП. Руководители подписывают документы без МЧД.
В типовых конфигурациях 1С добавлена возможность подачи заявки в ФНС на выпуск МЧД для сотрудников, её заполнения, подписания КЭП руководителя и загрузки в систему:
- Откройте список Организации → кнопка ЭДО → Машиночитаемые доверенности.
Как получить и подключить сертификат ЭЦП?
- Включите флаг Электронные подписи и перейдите по ссылке Настройка электронной подписи и шифрования.
- На вкладке Сертификаты выберите сертификат из установленных на компьютере или перейдите к пункту Заявление на выпуск сертификата для подготовки заявки на КЭП через сервис 1С:Подпись (УЦ 1С).
- На вкладке Программы убедитесь, что установлена одна из программ шифрования — ViPNet CSP или КриптоПро CSP.
- Заявление на выпуск сертификата КЭП подается от лица подписанта. Подписантом может быть генеральный директор с сертификатом ФНС или физическое лицо с КЭП и МЧД.
При первичной подаче заявления необходимо подготовить комплект бумажных документов и передать его в УЦ 1С. Продление сертификата можно оформить в электронном виде. После обработки заявки сертификат автоматически установится в системное хранилище 1С.
Примечание: Для сдачи регламентированной отчетности через сервис 1С-Отчетность главный бухгалтер должен иметь МЧД, подписанную КЭП генерального директора.
Сервисы 1С-ЭДО для обмена с контрагентами
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО выполняется через Помощник подключения ЭДО:
- Учетные записи ЭДО → кнопка Создать;
- Список Организации → кнопка ЭДО → Подключить организацию.
- Заполните поля, выберите ЭЦП (обычно генерального директора) и оператора ЭДО (например, Такском, Калуга Астрал).
- Введите email для уведомлений и настройте их виды.
- Подтвердите заявление, введя пароль ЭЦП.
После создания учетной записи ЭДО вы получите Идентификатор абонента, который необходим для обмена документами.
Рабочее место «Текущие дела ЭДО»
Действия по обмену документами отображаются и выполняются в рабочем месте Текущие дела ЭДО раздела Главная. Для упрощения интерфейса можно переключиться на упрощенный режим, нажав Еще → Открыть новый интерфейс ЭДО.
Как пригласить контрагента к обмену?
- Выберите контрагента в программе (ERP, УТ-11, КА).
- В карточке контрагента нажмите ЭДО → Пригласить к обмену электронными документами.
- Заполните поля в окне Отправка приглашения. Если оператор контрагента неизвестен, уточните его Идентификатор ЭДО.
- Подтвердите отправку, введя пароль ЭЦП.
Как принять приглашение от контрагента?
- Перейдите в Текущие дела ЭДО.
- Нажмите Отправить и получить и введите пароль ЭЦП.
- Приглашения отобразятся в папке Требуется согласие.
- Нажмите Принять и подтвердите паролем ЭЦП.
Как отправить документ продажи в 1С?
- Откройте документ Реализация товаров и услуг.
- Нажмите ЭДО → Просмотреть электронный документ.
- Подпишите и отправьте документ, введя пароль ЭЦП.
Как получить документ покупки и отразить его в учете?
- Перейдите в Текущие дела ЭДО.
- Нажмите Отправить и получить и введите пароль ЭЦП.
- Подпишите документ и отразите его в учете, сопоставив номенклатуру при необходимости.
Внутренний электронный документооборот в 1С-ЭДО
Внутренний ЭДО позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сократить расходы на бумагу. Для настройки:
- Включите флаг Использовать внутренние электронные документы.
- Настройте маршруты подписания и рассылку уведомлений через сервис 1С-Диалог.
Заключение
Настройка 1С-ЭДО — это важный шаг для автоматизации документооборота. Следуя инструкциям, вы сможете организовать эффективный обмен документами как с контрагентами, так и внутри организации.
