Полезное

Оптимизация работы с документами: создание и настройка шаблонов в 1С:Документооборот

В офисе сотрудники часто сталкиваются с необходимостью подготовки однотипных документов — договоров, писем, отчетов. Вместо ручного копирования и правки текста можно использовать готовые шаблоны в 1С:Документооборот, что значительно ускоряет процесс и снижает количество ошибок.

Преимущества шаблонов в 1С:Документооборот

Стандартизация документов — корпоративный стиль, исключающий самовольные правки.
Автоматическое заполнение — данные подставляются из карточки документа.
Сокращение времени обработки — минимум ручных операций.
Чтобы активировать функцию автозаполнения, перейдите:
«Настройки и администрирование» → «Настройка программы» → «Работа с файлами»
и включите опцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».

Как создать шаблон документа в 1С:Документооборот

1. Подготовка файла шаблона

  1. Откройте MS Word и создайте заготовку.
  2. В программе перейдите:
  3. «Документы и файлы» → «Файлы» → «Шаблоны файлов».
  4. Нажмите «Создать файл» → «Загрузить с диска» и выберите подготовленный документ.
  5. Укажите название (например, «Шаблон договора») и сохраните.
Теперь шаблон доступен в общем списке. Чтобы открыть его, кликните ПКМ и выберите «Открыть карточку».

2. Настройка вида документа

Для автоматического заполнения шаблона необходимо создать новый вид документа:
  1. Перейдите:
  2. «Нормативно-справочная информация» → «Виды документов» → «Создать».
  3. Задайте название (например, «Договор») и отметьте опции:
  • «Использовать срок исполнения»
  • «Является договором».
  1. При необходимости настройте нумерацию (префиксы/суффиксы).
Если стандартных реквизитов недостаточно:
  • Нажмите «Набор дополнительных свойств» → «Добавить».
  • Укажите название и тип значения (текст, число, список).

3. Связь шаблона с видом документа

В карточке вида документа:
  1. Перейдите на вкладку «Шаблон документа».
  2. Загрузите файл шаблона и настройте ограничения:
  • Запретить редактирование реквизитов
  • Запретить удаление файлов.
  1. На вкладке «Реквизиты» задайте значения по умолчанию.

Работа с заполняемыми полями в MS Word

Для шаблонов писем 1С:Документооборот с автоподстановкой данных:
  1. Включите режим разработчика:
  • Word → Параметры → Настроить ленту → Отметить «Разработчик».
  1. Добавьте текстовые поля (вкладка «Разработчик»).
  2. Двойным щелчком откройте свойства поля и укажите реквизит (например, «Номер договора»).

Сопоставление полей в 1С:Документооборот

Если поля добавлены вручную:
  1. Перейдите:
  2. «Нормативно-справочная информация» → «Настройка навигации».
  3. Добавьте пункт «Настройки заполнения файлов» в интерфейс.
  4. В открывшемся меню нажмите «Добавить» и сопоставьте поля шаблона с реквизитами 1С.

Где хранятся шаблоны?

Все настроенные шаблоны находятся в разделе:
«Документы и файлы» → «Шаблоны файлов».
Для 1С:Документооборот 3.0 доступны дополнительные возможности:
  • Групповая обработка шаблонов.
  • Поддержка сложных выражений (скрипты, формулы).

Итог: экономия времени и минимум ошибок

Использование шаблонов документов в 1С:Документооборот позволяет:
  • Ускорить создание договоров, писем, актов.
  • Исключить рутинные правки.
  • Соблюдать корпоративные стандарты.
Нужна помощь в настройке? Обратитесь к нашим специалистам!
2024-11-29 10:24