Доработка, расширение функционала конфигурации УПП для группы организаций входящих в подразделение соцкультбыта
Клиент: компания, специализирующаяся на гостиничных услугах и санаторном лечении.
Цель: объединить информацию из разных источников, создать единую систему контроля за доходами и расходами и решить ряд специфических задач в области интеграции информации, организации питания, а также гостиничного и медицинского модулях.
На этапе изучения деятельности предприятия ситуацию осложняло то, что информация была разрозненная, не было одного человека, который бы знал все процессы и назначение существующих операций. Отсутствовало понимание для чего нужно то или иное действие, работали по принципу раньше было именно так. Мы взяли на себя проведение экспертной оценки и изучению внутренних процессов, описывали их, утверждали и лишь потом приступали к проектированию системы.
В реализации решили использовать программный продукт 1С:УПП, поскольку он на момент внедрения, содержал в себе все необходимые учетные контуры в типовой поставке, содержал методики расчета, был добавлен блок аналитический информации. Дополнительным преимуществом выступала возможность кастомизации 1С:УПП под нужды компании, не теряя при этом доступа к обновлениям.
Стоящие перед нами специфичные задачи мы разделили на 4 блока:
Объединение всех учетных контуров в единую систему
Информация о деятельности предприятия была разрознена, отсутствовала единая система. Необходимо было объединить все процессы организации в одной программе, которая позволила бы оперативно отслеживать информацию о доходности, более точно рассчитать себестоимость оказываемых услуг и управлять ценообразованием.
Гостиничный модуль
Необходимо было создать систему расчета стоимости в зависимости от дат проживания, чтобы исключить человеческий фактор. Также была внедрена система учета загруженности номерного фонда, отображающая данные в режиме реального времени и реализована специализированная отчетность для муниципальных органов и статистики.
Медицинский модуль
В исходной ситуации в компании была старая система расчета, не соответствующая современным реалиям и без возможности оперативно влиять на стоимость санаторно-курортного лечения исходя из времени проживания и назначений врача. В виду сложности калькуляции «вручную» часто возникали ошибки. Это приводило к двум проблемам: упущенная прибыль и недовольство гостей при изменении стоимости, если ошибка была обнаружена. После реализации нашего решения появилась система управления стоимостью путевки. Была внедрена система регулярного расчета себестоимости и это позволило реагировать на изменения рынка более оперативно. Раньше, себестоимость считалась один раз в год в ходе планирования бюджета и делалась «вручную».
Организация питания
Необходимо было разработать систему составления и планирования меню исходя из пищевой ценности блюд и калорийности, а также оптимизировать затраты. Был решен вопрос с диверсификацией подрядчиков, внедрен аналитический модуль с возможностью отслеживать “когда, у кого и по какой цене были закуплены продукты”. Создали инструмент для планирования меню на 2-3 дня с калькуляцией ингредиентов и указанием поставщиков. Сокращение срока планирования меню позволило сократить пищевые запасы и избежать порчи продуктов и как следствие убытков. В результате данного комплекса действий списание затрат на организацию питания производится более точно.
Дополнительно была отлажена система взаимодействия с Профкомом. Сотрудники этой организации могли в реальном времени наблюдать за загруженностью номерного фонда в санатории и соответственно оперативно бронировать путевки для ее членов. Таким образом более предсказуемое планирование занятости номерного фонда со стороны Профкома позволяет компании-заказчику использовать свободные номера в коммерческих целях. Это способствовало увеличению загрузки нашего заказчика и как следствие получение дополнительной прибыли.
По итогам проекта компания-заказчик получила единую учетную систему с доступом к аналитике, прозрачность в контроле за доходами и расходами, а также были решены специфические задачи.
Объединение всех учетных контуров в единую систему
- появилась возможность более точно рассчитать себестоимость оказываемых услуг и управлять ценообразованием - значительно сократилось время для подготовки оперативной и управленческой отчетности для головного предприятия - было сокращено недовольство клиентов, так как им не нужно теперь ходить по кабинетам туда и обратно, чтобы подтвердить оплату и регистрацию - теперь все в одной системе и информация поступает по назначению автоматически
Гостиничный модуль
- значительно сокращено время ожидания заезжающих - повысилась занятость номерного фонда из-за повышения прозрачности при планировании занятости
Медицинский модуль
- было налажено управление ценообразованием, что напрямую влияет на прибыльность предприятия
Организация питания
- сокращены издержек, так как продукты стали храниться меньше и меньше пищевых отходов - появилось понимание себестоимости питания проживающих и возможность регулировать свою ценовую политики в коммерческом секторе
Это позволило отслеживать информацию о деятельности предприятия практически в режиме реального времени, своевременно вносить коррективы в нормативы и калькуляцию себестоимости, более рационально планировать загруженность санаторно-курортного комплекса. Единая же система учета позволила готовить максимально прозрачную отчетность для головного предприятия практически в два клика, исключая человеческий фактор.
В статье представлены обобщенные данные, более точная информация является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.