НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 3.0
В завершающей статье о новых возможностях работы с документами в редакции 3.0 1С:Документооборот мы кратко рассмотрим способ обработки документов под названием согласование в режиме замечаний. Этот метод подразумевает внесение комментариев и замечаний к приложенному файлу без необходимости его открытия.
Главная особенность данного режима — возможность совместного редактирования. Если в редакции 2.1 правки в файл были недоступны, пока он находился в работе у другого исполнителя, то в редакции 3.0 это ограничение снято. Давайте рассмотрим данный процесс подробнее.
НАСТРОЙКА
Согласование в режиме замечаний является опциональным. Для его применения необходимо установить соответствующий флажок как в общих настройках программы, так и в параметрах обработки определённого типа документа. Кроме того, для использования данного режима файл должен обладать ролью Обязательный файл.
РАБОТА С ЗАДАЧЕЙ «СОГЛАСОВАТЬ»
Открыть режим замечаний можно:
- из карточки задачи при выборе команды «Внести замечания»;
- из карточки документа через команду «Перейти к согласованию».
В открывшемся окне исполнитель видит текст документа, преобразованный в формат HTML. Процесс внесения правок аналогичен добавлению примечаний в MS Word: пользователь выделяет нужный текст, выбирает одну из команд — «Замечание» или «Комментарий» — и добавляет свой текст. Все сохранённые правки отображаются на панели «Мои замечания». Как уже упоминалось, согласующие могут одновременно вносить замечания и комментарии.
Все изменения автоматически переносятся в файл .doc/.docx как примечания, что упрощает их дальнейшую обработку автором.
Исполнитель задачи «Согласовать» имеет возможность передать её своим подчинённым, создав подзадачи на вкладке «Подзадачи». Правки от подчинённых будут отображаться на отдельной вкладке «Замечания» (по подзадачам). Исполнитель может отправить их на доработку, отклонить или принять.
ЗАМЕТКИ О ЗАМЕЧАНИЯХ И КОММЕНТАРИЯХ
Замечание считается существенным — оно требует исправлений и не позволяет завершить задачу с положительным итогом, если оно присутствует. Комментарий же предполагает дополнительную информацию или не критичные замечания, что позволяет завершить задачу с результатом «Согласовано» и не препятствует дальнейшей обработке документа.
Согласующие могут фильтровать правки на панели «Мои замечания». Настройка отображения доступна в меню «Ещё».
РАБОТА С ЗАДАЧЕЙ «ОЗНАКОМИТЬСЯ С РЕЗУЛЬТАТОМ СОГЛАСОВАНИЯ»
Автор документа в полученной задаче для ознакомления с результатами должен принять или отклонить полученные замечания и повторить процесс согласования. Важно учитывать, что принятые замечания автоматически не вносят изменения в текст документа — это необходимо делать вручную. По команде «Редактировать в Word» автор открывает файл и обрабатывает правки.
Отклонённые замечания также должны быть обоснованы, и необходимо указать их принятую редакцию.
Для несогласованного документа можно составить протокол разногласий как в отдельном документе, так и в составе листа согласования.
РЕЗЮМЕ
Механизм согласования в режиме замечаний, вне сомнений, предлагает более интересные возможности по сравнению с классическим согласованием 2.1. Во-первых, это отсутствие ограничений на параллельное внесение правок, во-вторых, сохранение замечаний в базе и возможность их использования в протоколе разногласий.
Однако стоит обратить внимание на то, что корректная работа данного режима зависит от версии MS Word и варианта использования базы: клиент-серверный требует запуска обработки «Выполнение заданий (на клиенте)», отвечающей за создание HTML из .doc и .docx. Необходимо учитывать этот нюанс.
