Одной из ключевых задач, которую выполняет 1С:Документооборот, является предоставление пользователям необходимой отчетности для анализа и эффективного контроля. Отчеты созданы для трансформации данных из базы в структурированный формат.
Как можно определить состояние исполнительской дисциплины в организации? Кто из сотрудников и как часто нарушает установленные сроки выполнения задач? Каковы текущие показатели просроченных поручений на данный момент и за прошедший год? Сколько времени работники тратят на разные совещания и планерки? Насколько оптимально организованы текущие процессы в компании, и не существуют ли такие, которые замедляют работу?
Виды отчетов
Ответы на эти вопросы можно найти в отчетах. В системе 1С:Документооборот имеется около 300 предустановленных видов отчетов, охватывающих различные аспекты аналитики. При успешном профессиональном внедрении этот перечень можно легко расширить с помощью необходимых отчетных форм. Для удобства в каждом разделе системы доступны соответствующие отчеты, и для их просмотра достаточно открыть меню «Отчеты» в нужном разделе.
Настройка отчетов в 1С:Документооборот
Рассмотрим возможности настройки отчетов, предоставляемые системой. Формирование отчета начинается с выбора нужного варианта. Обычно в каждом отчете предусмотрены различные виды, каждый из которых соответствует своим требованиям. Также в каждой форме отчета можно настроить параметры, по которым он будет формироваться. Доступ к этим настройкам можно организовать непосредственно на форме отчета для быстрого доступа. При желании, можно снять галочку выбора для параметров, которые не нужно учитывать при формировании отчета.
Обладая определенными навыками и опытом работы с настройками на СКД в 1С:Документооборот, можно произвести детальную настройку, изменяя практически все параметры отчета. Чаще всего такой настройкой занимаются специалисты во время внедрения системы или опытные пользователи с специализированными знаниями. Также созданные отчеты можно распечатывать и сохранять в различных форматах.
Справка об исполнительской дисциплине
Это, пожалуй, наиболее запрашиваемый отчет для руководителей на всех уровнях. Он показывает общее количество задач, выполненных в срок, а также тех, которые были выполнены с нарушением установленных сроков (с возможностью сортировки по конкретным исполнителям или подразделениям). Таким образом, можно оценить дисциплину в числовом представлении. Здесь доступна возможность выбора по периодам, подразделениям, исполнителям, а также визуализация данных в виде диаграммы.
Существуют и другие отчеты, позволяющие руководителям быстро оценить ситуацию с исполнительской дисциплиной в различных измерениях. Например, список истекающих и просроченных задач подчиненных показывает, у кого из сотрудников сколько незавершенных задач. Справка по исполнению отображает все задачи подчиненных за указанный период с результатами их выполнения. Отчет «Задачи, исполненные с нарушением сроков» свидетельствует о всех просроченных задачах по конкретным сотрудникам за определенный промежуток времени. Отчет «На контроле» иллюстрирует состояние контрольных задач для каждого контролера.
Другие отчеты
Отчеты по управлению договорной деятельностью предоставляют актуальную информацию о текущих договорах за нужный период. В 1С:Документооборот имеется обширный блок статистических отчетов, на основе которых можно проанализировать эффективность текущих бизнес-процессов, сделать выводы и принять соответствующие управленческие решения.
Мы рассмотрели лишь часть типовых отчетов 1С:Документооборот, которые предоставляются с программным обеспечением «из коробки». При внедрении системы правильное планирование и разработка необходимых отчетов, соответствующих требованиям вашей компании, обеспечат пользователей актуальной информацией в удобной форме. Внедрение системы контроля исполнительской дисциплины в компании и обязательное использование системы электронного документооборота существенно повысит уровень исполнительской дисциплины и создаст эффективную систему управления.
